Algemene voorwaarden COC Deventer & Omstreken

Versie: 1.1
Vastgesteld door: het bestuur van COC Deventer & Omstreken
Ingangsdatum: 12-02-2025

Artikel 1 – Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Vereniging: COC Deventer & Omstreken, statutair gevestigd te Deventer.
Bestuur: het statutair bestuur van de vereniging.
Coördinator: een door het bestuur aangewezen persoon die binnen het daarvoor verleende mandaat verantwoordelijk is voor de organisatie, begeleiding of uitvoering van een activiteit of dienst.
Vrijwilliger: een natuurlijk persoon die werkzaamheden verricht voor de vereniging zonder arbeidsovereenkomst en die overeenkomstig het vrijwilligersbeleid als vrijwilliger is geregistreerd.
Lid: een persoon die overeenkomstig de statuten lid is van de vereniging.
Donateur: een natuurlijke persoon of rechtspersoon die de vereniging financieel ondersteunt zonder lid te zijn.
Deelnemer: een persoon die deelneemt aan een activiteit van de vereniging.
Activiteit: iedere bijeenkomst, ontmoeting, training, workshop, voorlichting, evenement of andere activiteit die door of namens de vereniging wordt georganiseerd.
Dienst: iedere door de vereniging aangeboden of gefaciliteerde dienst of prestatie.
Website: de website van de vereniging en de daaraan gekoppelde digitale aanmeld-, betaal- en informatievoorzieningen.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op deelname aan activiteiten, het afnemen van diensten en aanmeldingen, inschrijvingen en reserveringen die door of namens de vereniging worden aangeboden.
Voor een specifieke activiteit of dienst kunnen aanvullende voorwaarden gelden. Deze worden voorafgaand aan de inschrijving of deelname kenbaar gemaakt en maken onderdeel uit van de overeenkomst.
Indien een specifieke voorwaarde strijdig is met deze algemene voorwaarden, geldt de specifieke voorwaarde voor zover deze betrekking heeft op de betreffende activiteit of dienst.
De statuten, het huishoudelijk reglement, de gedragscode, het privacybeleid en andere interne regelingen van de vereniging zijn afzonderlijke documenten. Deze algemene voorwaarden wijzigen of vervangen deze documenten niet.
Indien een bepaling uit deze algemene voorwaarden in strijd is met dwingend recht, blijft de overige inhoud van deze voorwaarden onverminderd van kracht.

Artikel 3 – Activiteiten en deelname

De vereniging bepaalt welke activiteiten zij organiseert en onder welke voorwaarden daaraan kan worden deelgenomen.
Deelname aan een activiteit is persoonlijk en niet overdraagbaar, tenzij de vereniging anders bepaalt.
De vereniging kan voor een activiteit voorwaarden stellen met betrekking tot bijvoorbeeld leeftijd, doelgroep, maximaal aantal deelnemers, inschrijving, lidmaatschap of benodigde ervaring of vaardigheden.
Deze voorwaarden worden voorafgaand aan deelname zo duidelijk mogelijk gecommuniceerd.
Deelnemers dienen aanwijzingen van het bestuur, de coördinator, vrijwilligers en andere door de vereniging aangewezen personen die de activiteit begeleiden op te volgen, voor zover deze aanwijzingen betrekking hebben op de goede en veilige uitvoering van de activiteit.
Deelname aan activiteiten geschiedt met inachtneming van de aard van de activiteit en de daarbij verstrekte aanwijzingen, waaronder tenminste de Code Goed Gedrag en het geldende Huishoudelijk Reglement van de vereniging.
De vereniging kan deelname weigeren of beëindigen wanneer daarvoor een redelijke grond bestaat, bijvoorbeeld wanneer de veiligheid, orde of goede uitvoering van de activiteit daardoor in het geding komt.

Artikel 4 – Aanmelding, inschrijving en reservering

Voor deelname aan een activiteit kan voorafgaande aanmelding of inschrijving verplicht zijn.
Een inschrijving is persoonlijk en geldt voor de activiteit, datum en het aantal personen waarvoor is ingeschreven.
Een inschrijving is definitief zodra de vereniging deze heeft bevestigd, tenzij bij de activiteit anders is vermeld.
Wanneer een activiteit een maximumaantal deelnemers kent, geldt de volgorde van inschrijving als uitgangspunt.
Wanneer een activiteit vol is, kan de vereniging een wachtlijst hanteren.
De vereniging kan een inschrijving ongeldig verklaren indien daarbij onjuiste of onvolledige gegevens zijn verstrekt.
Indien voor deelname betaling vereist is, kan de vereniging deelname afhankelijk stellen van tijdige betaling.

Artikel 5 – Tarieven en ledenprijzen

Activiteiten en diensten kunnen kosteloos of tegen betaling worden aangeboden.
Het voor een activiteit of dienst geldende tarief wordt voorafgaand aan de inschrijving of deelname kenbaar gemaakt.
De vereniging kan verschillende tarieven hanteren voor bijvoorbeeld leden en niet-leden.
Een ledenprijs geldt uitsluitend voor personen die op het moment waarop het recht op de ledenprijs wordt gecontroleerd daadwerkelijk lid zijn van de vereniging.
De vereniging kan het lidmaatschap controleren aan de hand van de ledenadministratie of een door de vereniging verstrekt lidmaatschapsbewijs.
Voor toekomstige inschrijvingen kan de vereniging tarieven wijzigen. Voor reeds bevestigde inschrijvingen blijft het op het moment van inschrijving gecommuniceerde tarief gelden, tenzij anders overeengekomen.
Eventuele bijkomende kosten worden vooraf kenbaar gemaakt.

Artikel 6 – Annulering door de deelnemer

Een deelnemer kan een inschrijving annuleren via de daarvoor door de vereniging aangewezen wijze.
Of en onder welke voorwaarden een betaald bedrag wordt terugbetaald, wordt voorafgaand aan de inschrijving kenbaar gemaakt.
Indien geen specifieke annuleringsregeling is vermeld, bepaalt de vereniging of en in welke mate restitutie mogelijk is, waarbij rekening wordt gehouden met de omstandigheden en reeds gemaakte kosten.
Bij niet verschijnen zonder tijdige annulering bestaat geen automatisch recht op terugbetaling.
Indien een plaats na annulering opnieuw aan een andere deelnemer kan worden toegewezen, kan de vereniging het betaalde bedrag geheel of gedeeltelijk terugbetalen.

Artikel 7 – Wijziging of annulering door de vereniging

De vereniging kan een activiteit wijzigen, verplaatsen of annuleren wanneer daarvoor een redelijke aanleiding bestaat.
De vereniging informeert ingeschreven deelnemers zo spoedig mogelijk over een dergelijke wijziging.
Wanneer een activiteit wordt geannuleerd en de deelnemer daarvoor al heeft betaald, wordt het betaalde bedrag terugbetaald, tenzij vooraf duidelijk anders is overeengekomen.
Bij een wijziging van datum, tijd of locatie kan de vereniging deelnemers de mogelijkheid bieden de inschrijving kosteloos te annuleren.
De vereniging is niet gehouden tot vergoeding van andere kosten die een deelnemer als gevolg van een wijziging of annulering heeft gemaakt, tenzij de wet anders bepaalt.

Artikel 8 – Gedrag en veiligheid

Deelnemers en bezoekers dragen bij aan een veilige en prettige omgeving voor alle aanwezigen.
Deelnemers dienen zich te houden aan redelijke aanwijzingen van de vereniging en de personen die namens de vereniging een activiteit begeleiden.
Bij gedrag dat de veiligheid, orde of goede uitvoering van een activiteit in gevaar brengt, kan de vereniging passende maatregelen nemen.
Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:
- een waarschuwing;
- het beëindigen van deelname aan de activiteit;
- het verwijderen van de betreffende persoon van de locatie;
- het weigeren van toegang tot een activiteit.
Voor leden en vrijwilligers kunnen daarnaast de bepalingen uit de statuten, het huishoudelijk reglement, de gedragscode en andere interne regelingen gelden.

Artikel 9 – Kosten en declaraties

Kosten die een deelnemer, bezoeker, lid of donateur voor eigen rekening maakt, worden niet door de vereniging vergoed, tenzij vooraf anders is overeengekomen.
Kosten die door vrijwilligers namens de vereniging worden gemaakt, kunnen uitsluitend worden gedeclareerd overeenkomstig het geldende declaratie- en vrijwilligersbeleid.
Zonder voorafgaande toestemming of opdracht van een daartoe bevoegde vertegenwoordiger van de vereniging bestaat geen aanspraak op vergoeding van kosten.
De vereniging kan een declaratie weigeren wanneer deze niet voldoet aan de geldende procedure of wanneer de kosten niet aantoonbaar namens de vereniging zijn gemaakt.

Artikel 10 – Bevoegdheid om namens de vereniging te handelen

Het bestuur vertegenwoordigt de vereniging overeenkomstig de statuten.
Personen die door het bestuur uitdrukkelijk zijn gemachtigd, kunnen binnen de grenzen van hun machtiging namens de vereniging overeenkomsten aangaan en financiële verplichtingen aangaan.
Een coördinator kan namens de vereniging handelen indien en voor zover het bestuur hiervoor een mandaat of machtiging heeft verleend – beperkt tot de eigen werkgroep en budget.
Een vrijwilliger, deelnemer, lid of andere betrokkene is niet uitsluitend door zijn of haar functie bevoegd om de vereniging juridisch of financieel te binden.
Aan een mandaat of machtiging kunnen voorwaarden, financiële grenzen en andere beperkingen zijn verbonden.
Indien iemand namens de vereniging een overeenkomst aangaat, kan de wederpartij verlangen dat de betreffende bevoegdheid wordt aangetoond.

Artikel 11 – COC als opdrachtgever of klant

De vereniging kan als opdrachtgever of klant goederen, diensten of andere prestaties afnemen van derden.
Voor overeenkomsten waarbij de vereniging opdrachtgever of klant is, gelden de overeengekomen voorwaarden en afspraken. Deze algemene voorwaarden zijn aanvullend van toepassing voor zover zij niet strijdig zijn met de overeenkomst.
Facturen die aan de vereniging worden gericht, worden binnen 21 dagen na factuurdatum betaald, tenzij schriftelijk een andere betalingstermijn is overeengekomen.
Indien de vereniging een factuur tijdig en gemotiveerd betwist, wordt de betalingstermijn voor het betwiste gedeelte opgeschort totdat de betwisting is behandeld of partijen daarover overeenstemming hebben bereikt.
Het onbetwiste gedeelte van een factuur blijft binnen de oorspronkelijke betalingstermijn verschuldigd.
Een factuur wordt als betwist beschouwd indien de vereniging binnen de betalingstermijn schriftelijk en gemotiveerd aangeeft welk onderdeel van de factuur wordt betwist en waarom.

Artikel 12 – COC als aanbieder of opdrachtnemer

De vereniging kan als aanbieder of opdrachtnemer diensten, activiteiten of andere prestaties leveren aan leden, donateurs, deelnemers, organisaties, overheden en andere partijen.
De voorwaarden, prijs, omvang en eventuele bijkomende kosten van de betreffende dienst of opdracht worden vooraf overeengekomen.
Facturen van de vereniging dienen binnen 21 dagen na factuurdatum te worden voldaan, tenzij schriftelijk een andere betalingstermijn is overeengekomen.
Indien een factuur tijdig en gemotiveerd wordt betwist, wordt de betalingstermijn voor het betwiste gedeelte opgeschort totdat de betwisting is behandeld of partijen daarover overeenstemming hebben bereikt.
Het onbetwiste gedeelte van een factuur blijft binnen de oorspronkelijke betalingstermijn verschuldigd.
Indien betaling niet tijdig plaatsvindt, kan de vereniging de wederpartij overeenkomstig de wettelijke regels in verzuim stellen.
Bij niet-tijdige betaling kan de vereniging haar dienstverlening opschorten totdat betaling heeft plaatsgevonden.
Indien betaling ondanks een betalingsverzoek uitblijft, kan de vereniging de vordering ter incasso uit handen geven.
Wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten kunnen in rekening worden gebracht voor zover de wet dit toestaat.

Artikel 13 – COC als penvoerder

COC Deventer & Omstreken kan optreden als penvoerder van een burgerinitiatief, voor zover dit initiatief past binnen de doelstellingen en uitgangspunten van de vereniging.
Het burgerinitiatief is verantwoordelijk voor de uitvoering van het initiatief en voor de daaruit voortvloeiende verplichtingen. Het initiatief is als eerste aansprakelijk voor schade, kosten en financiële verplichtingen die uit de uitvoering voortkomen.
COC is als penvoerder slechts aansprakelijk voor zover de betreffende schade of verplichting rechtstreeks het gevolg is van handelen of nalaten van COC, voor zover wettelijk toegestaan.
De werkzaamheden, ondersteuning of diensten die de vereniging in het kader van het penvoerderschap aan het burgerinitiatief verleent, vallen onder deze algemene voorwaarden, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen tussen de vereniging en het burgerinitiatief. Afspraken die het burgerinitiatief met derden heeft gemaakt, waaronder subsidieverstrekkers of leveranciers, doen hieraan niet af.

Artikel 14 – Aansprakelijkheid

De vereniging zet zich in om activiteiten en diensten zorgvuldig en veilig te organiseren.
Deelname aan activiteiten vindt plaats met inachtneming van de aard van de activiteit en de redelijkerwijs te verwachten risico’s.
De vereniging is aansprakelijk voor schade voor zover deze op grond van de wet aan de vereniging kan worden toegerekend.
Voor zover de vereniging aansprakelijk is, is haar aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door haar aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eventuele eigen risico dat voor rekening van de vereniging komt.
De in het vorige lid opgenomen beperking geldt niet voor zover een dergelijke beperking op grond van de wet niet is toegestaan.
De vereniging is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen van deelnemers of bezoekers, tenzij de schade het gevolg is van een aan de vereniging toe te rekenen handelen of nalaten.
De vereniging is niet aansprakelijk voor schade die uitsluitend ontstaat door het niet opvolgen van redelijke veiligheidsinstructies of andere aanwijzingen van de vereniging.

Artikel 15 – Intellectueel eigendom en beeldmateriaal

Op teksten, afbeeldingen, logo’s, ontwerpen, documenten en andere materialen die door of namens de vereniging zijn gemaakt en waarop de vereniging rechten bezit, rusten de toepasselijke intellectuele eigendomsrechten.
Het is niet toegestaan dergelijke materialen zonder voorafgaande toestemming van de vereniging commercieel te gebruiken, te verveelvoudigen of openbaar te maken, tenzij dit wettelijk is toegestaan.
Voor het maken en gebruiken van foto’s, video’s en ander beeldmateriaal geldt het afzonderlijke privacy- en beeldbeleid van de vereniging en de toepasselijke wetgeving.
Deelnemers en bezoekers dienen rekening te houden met eventuele aanwijzingen van de vereniging met betrekking tot fotografie en beeldopnamen tijdens activiteiten.

Artikel 16 – Overmacht

De vereniging is niet gehouden tot nakoming van een verplichting indien zij daartoe tijdelijk of blijvend wordt verhinderd door een omstandigheid die redelijkerwijs niet voor haar rekening komt.
Onder overmacht kan onder meer worden verstaan: extreme weersomstandigheden, brand, stroomuitval, storingen in digitale systemen, overheidsmaatregelen, ziekte of uitval van noodzakelijke personen, en andere omstandigheden die de uitvoering van een activiteit redelijkerwijs onmogelijk maken.
Wanneer een situatie van overmacht leidt tot wijziging of annulering van een activiteit, informeert de vereniging betrokken deelnemers zo spoedig mogelijk.

Artikel 17 – Wijziging van de algemene voorwaarden

Het bestuur kan deze algemene voorwaarden wijzigen.
Wijzigingen worden via de website of een andere passende wijze bekendgemaakt.
Een wijziging treedt in werking op de datum die bij de bekendmaking wordt vermeld.
Voor reeds bevestigde inschrijvingen of reeds gesloten overeenkomsten geldt de versie van de voorwaarden die daarop van toepassing was, tenzij de wet of de overeenkomst anders bepaalt.

Artikel 18 – Ongeldige bepalingen

Indien een bepaling uit deze algemene voorwaarden nietig is of door een rechter wordt vernietigd, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.
De vereniging en de betrokken wederpartij zullen in dat geval, voor zover nodig, in overleg treden over een vervangende bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling.

Artikel 19 – Toepasselijk recht

Op deze algemene voorwaarden en de rechtsverhoudingen waarop deze voorwaarden van toepassing zijn, is Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter, voor zover de wet niet anders bepaalt.

COC Deventer & Omstreken
www.cocdeventer.nl
info@cocdeventer.nl